¿Cómo registrar un objeto?
En la pantalla de inicio se cliquea en Nuevo Objeto, donde se desplegará toda la barra de opciones: en la parte superior aparecerán los botones de Identificación, Imágenes, Documentos, Administración. Si selecciona Identificación, se desprenderá el submenú Información Clave, Descripción, Medidas, Contexto Histórico-Cultural, Grupo / Objetos relacionados y Creadores / Autores.
Identificación
Información Clave
En Información Clave, se debe colocar el creador o autor principal, el nombre o título del artículo, algún tipo de número de acceso o de registro con que cuente la organización, código de barra, alguna lista de colección, y finalmente la ubicación actual del objeto, en caso de que se tenga un historial de ubicaciones registradas.
Cuando la información anterior esté lista, en la parte inferior se continúa eligiendo la categoría (lista) del objeto, para lo cual se brinda un listado preestablecido con el que cuenta el sistema, que clasifica el patrimonio latinoamericano en diversas categorías. Asimismo, en el espacio de abajo, se pueden agregar categorías, en caso de no hallarse alguna dentro de la lista. Este mismo procedimiento se debe realizar con el tipo de objeto, los métodos y técnicas, los materiales y el soporte en que se clasifica el objeto.
Descripción
Descripción de objetos
Luego de llenar la casilla de Información clave, se continúa con la casilla de Descripción, en donde se despliegan opciones para la descripción del objeto y un espacio en donde caben hasta 8000 (ocho mil) caracteres en caso de necesitarse. Si el objeto lleva una firma, se selecciona la casilla, la ubicación y el espacio para las características específicas de la firma que se quiere registrar.
Además, se pueden agregar inscripciones o marcas que tenga el objeto, observaciones que haga el/la registrador/a y el proceso de elaboración -de ser necesario-.
Mas abajo se puede colocar una descripción iconográfica/iconológica del objeto. Se cuenta con espacio de hasta 8000 (ocho mil) caractéres para realizar la descripción ampliamente. Finalmente, se pueden agregar referencias bibliográficas asociadas al objeto registrado en la última sección en la parte inferior de esta sección.
Es importante recordar que se debe guardar lo editado hasta el momento. Al final de cada categoría se ubican las casillas de guardar, editar, duplicar ficha, ver/imprimir ficha y cancelar la edición.
Medidas de los objetos
Esta casilla corresponde a las medidas y dimensiones del objeto. Se pueden ingresar todos los valoresque sean necesarios -sin límite-: ítem, altura, ancho, largo, profundidad, peso, etc. con sus correspondientes unidades.
Contexto histórico-cultural de los objetos
Terminado el registro de las medidas del objeto, se continúa con la casilla del contexto histórico-cultural del objeto. En primer lugar, se tienen los períodos históricos, arqueológicos o artísticos en los tesauros o categorías de clasificación. En caso de no encontrar el adecuado en los tesauros presentes, se puede especificar en la casilla siguiente. De conocerse, se puede colocar la fecha de creación del objeto, la época, o señalar si no se cuenta con esta información en fecha aproximada o sin fecha.
Al terminar el registro temporal del objeto, se registra la cultura o etnia a la que está asociado. De no encontrarse en los tesauros o categorías del sistema (ver anexos I.5 y I.6), se puede especificar en la casilla destinada a ello.
Posteriormente, se ubican las casillas de uso/función donde se puede colocar la descripción amplia del objeto. Esta casilla tiene un límite de hasta ocho mil (8000) caractéres. Debajo de este espacio, se coloca el origen del objeto, si es conocido o si no. De conocerse, se coloca el país de origen, el estado, departamento o provincia, la localidad, y el lugar específico.
Finalmente, en la casilla del contexto arqueológico, se puede registrar el contexto de donde fue excavado el objeto, las observaciones y la fecha de recolección, si se conociera.
Es importante guardar lo editado hasta el momento. Al final de cada categoría se ubican las casillas de guardar, editar, duplicar ficha, ver/imprimir ficha y cancelar la edición.
Grupos y objetos relacionados
Terminado el registro del contexto, se continúa con la casilla de grupos y objetos relacionados. En este caso se registran aquellos objetos que según su contexto pertenecen a un mismo grupo o se relacionan estrechamente. Se pueden añadir cuantos objetos sean necesarios.
Así, por ejemplo, se pueden registrar objetos que están contenidos en uno de mayor tamaño, colocar imagen y número de registro. Pueden ser todos los objetos que sean necesarios.
Es importante guardar lo editado hasta el momento. Al final de cada categoría se ubican las casillas de guardar, editar, duplicar ficha, ver/imprimir ficha y cancelar la edición.
Creadores o autores de objetos:
En la última casilla de identificación se tiene la sección de creadores y autores, donde se puede agregar la cantidad que sean necesarios. Asimismo existe la opción de autor desconocido.
Imágenes
Al terminar la sección anterior, se continúa con la casilla general de Imágenes, donde se puede agregar la cantidad de imágenes que se desea de cada objeto. Es importante señalar que se recomienda que estas imágenes tengan poco peso para no volver lento el sistema, máxime si son muchas las fotografías de la colección que se incluyen en el registro.
En este apartado, el registrador tiene la potestad de seleccionar si la imagen es pública o no, partiendo del principio que todas las colecciones registradas en UniqueCollection son propiedad de la organización que las registra y son de carácter privado.
Documentos
Al terminar con Imágenes, el registro del objeto continuará con la pestaña de Documentos, en donde se pueden subir todos los documentos que estén relacionados con objeto en cualquiera de los formatos (pdf, word, excel, ppt, png o jpg, entre otros). Esta casilla es muy importante para adjuntarle al objeto registros anteriores, artículos relacionados o cualquier documento que ayude en el registro del patrimonio, entre ellos la bibliografía referida al objeto registrado.
Administración
Localización / movimientos
Concluido el registro de los documentos asociados al objeto, se debe seguir con la pestaña de Administración, en la cual se registra la localización y movimientos que sufre el objeto. Si se disponen de las coordenadas de GPS, deben colocarse, así como la última ubicación de los espacios en el cual se encontraba. Además, se podrán registrar todos los movimientos que ha tenido el objeto, tomando en cuenta estatus, detalles, organización, fechas, entre otros.
Conservación
Posterior al registro de la localización y los movimientos que ha tenido el objeto, se continúa con el registro de Conservación, en donde se informa y se especifica su estado de conservación, especificaciones de temperatura, si es vulnerable a la humedad o a la luz, especificaciones sobre humedad y luz, y un cuadro de texto de hasta ocho mil (8000) caracteres para describir algunas recomendaciones más detalladas para la conservación del objeto
Después de esta sección, se sigue con el registro de todas las alteraciones y deterioros que el objeto tenga.
Finalmente, se tiene que registrar gráficamente todos los procedimientos o intervenciones que ha sufrido el objeto, así como la persona responsable del procedimiento, las fechas en que fue realizada dicha intervención. Se pueden agregar cuantos procedimientos sean necesarios. Además de tener la posibilidad de adjuntar archivos en cualquier formato relacionados a dictámenes o intervenciones realizadas al objeto.
Bitácora
Culminado el registro de conservación se continúa con la Bitácora, donde se brindan los datos de la persona que registra el objeto, la autorización de la persona en el puesto de jefatura, la localización, la organización, y un espacio de notas donde se pueden colocar hasta ocho mil (8000) caracteres.
Adquisición y desaccesión del objeto
La siguiente pestaña corresponde a la Adquisición y Desaccesión del objeto, es decir, incluye las fechas de ingreso o salida del objeto de la colección. Se muestra espacio de hasta ocho mil (8000) caracteres, en donde se puede describir el historial de la adquisición, en caso que lo haya, la proveniencia y el país de adquisición o desaccesión.
Posteriormente se muestran las casillas para la descripción de salida del objeto, fechas, motivos, espacio de descripción del historial. Se muestran las razones en caso que haya salido por préstamo, venta, donación, entre otros. Y, finalmente, se encuentra un espacio donde se pueden subir los documentos relacionados a la adquisición o salida del objeto, puede subirse en diferentes formatos.
Valor / seguro del objeto
Se continúa con la categoría llamada Valor / Seguro, debe detallarse la información de valor del objeto, si éste está definido. La moneda, el precio de la compra, el valor estimado, el valor de venta, si tiene seguro, su valor de seguro, notas y fecha y precio de avalúo, entre otros datos relacionados al seguro del objeto.
Finalmente, se tiene un espacio para colocar documentos relacionados a este aspecto, pueden ser subidos en varios formatos.
Es importante guardar lo editado hasta el momento. Al final de cada categoría se ubican las casillas de guardar, editar, duplicar ficha, ver/imprimir ficha y cancelar la edición.
Estatus
En la última categoría de Estatus, se da la posibilidad de que la persona que registra el objeto, ingrese la fecha en que lo hizo, el estatus (completo o en proceso), el estatus de exposición o si es que el objeto está en alguna sala expuesto o si está listo para exponer. Finalmente, se ubica una sección asociada a la salvaguarda contra el tráfico ilícito, en caso de que el objeto esté en alguna condición de robo, pérdida u otro relacionado, que amerite atención de la organización.
Es importante guardar lo editado hasta el momento. Al final de cada categoría se ubican las casillas de guardar, editar, duplicar ficha, ver e imprimir ficha y cancelar la edición.